„Realizujemy marzenia”. Kulisy organizacji najtrudniejszych wyjazdów
Komu nie marzy się wyjazd za ocean na mecze mistrzostw świata? Kto zawsze chciał zdobyć bilet na finał Ligi Mistrzów i zorganizować podróż życia? Jak przygotować się logistycznie do wyzwania pokroju finału Super Bowl? Co z przelotami, bazą hotelową, usługami i wygodami? Są firmy i osoby, które całkowicie w tym wyręczają. Porozmawialiśmy z Krzysztofem Zahorskim, który, jak sam mówi, w ramach CU Art Travel „realizuje marzenia”.
Jak wygląda organizacja sportowego wyjazdu marzeń?
Organizacja wyjazdów na największe wydarzenia sportowe to wyzwanie, które wymaga nie tylko dostępu do najlepszych biletów, ale także kompleksowej logistyki. Takie rzeczy często przerastają jedną osobę lub kilka małą grupkę znajomych. Łatwo „nadziać się” na oszustwo związane z biletami. Trudno skoordynować przeloty samolotem, a w mieście, gdzie organizuje się ogromne wydarzenie – znaleźć dobry nocleg.
– W dużym skrócie – realizujemy marzenia naszych klientów związane z podróżami po całym świecie. Specjalizujemy się w organizacji wyjazdów firmowych Incentive, ale równie często planujemy wyjazdy na wyjątkowe wydarzenia sportowe czy nietypowe, egzotyczne podróże. Niezależnie od tego, czy grupa liczy 5, 55 czy 255 osób, organizujemy kompleksowe wyjazdy do dowolnego miejsca na świecie. Europa, Azja, Ameryka… – dla nas nie ma rzeczy niemożliwych – mówi portalowi TheSport Krzysztof Zahorski, stojący na czele agencji CU Art Travel.
Jest ona częścią dużej agencji marketingowo-consultingowo-kreatywnej Communication Unlimited.
– Ten rok kończymy z ponad 50 zorganizowanymi wyjazdami na całym świecie, co jest dla nas ogromnym osiągnięciem. A kolejny rok zaczynamy z wysokiego „C”! W planach mamy wyprawę do Kolumbii, wyjazd na finał Super Bowl, a także kultowe El Clasico w Hiszpanii. Niezależnie od miejsca czy budżetu, naszym priorytetem jest stworzenie niezapomnianego doświadczenia – właśnie to wyróżnia nas na rynku – dodaje Zahorski.
Najlepsze miejsca na stadionie, pyszne gastro. Czego można oczekiwać na takim wyjeździe?
Klienci organizujący wyjazdy na wydarzenia sportowe oczekują przede wszystkim dostępu do najlepszych biletów. Pomimo dostępności wielu platform odsprzedażowych, zdobycie biletów na najważniejsze wydarzenia, takie jak finał Ligi Mistrzów, Super Bowl czy mecze NBA, nie jest proste.
– Naszym zadaniem jest zapewnienie pewności, że bilety będą autentyczne i zgodne z oczekiwaniami. Zarówno te z najbardziej prestiżowych sektorów, jak i z bardziej budżetowych kategorii, w zależności od preferencji klienta. Drugim kluczowym elementem jest kompleksowa logistyka: od przelotu, przez transfery na miejscu, aż po rezerwację hoteli w dogodnych lokalizacjach. Nie można zapominać również o atrakcjach towarzyszących, które sprawiają, że wyjazd staje się czymś więcej niż tylko obecnością na meczu. Mogą to być kolacje w prestiżowych restauracjach, zwiedzanie miasta czy udział w ekskluzywnych wydarzeniach VIP. Dla wielu uczestników taki wyjazd to spełnienie marzeń, które mają korzenie jeszcze w dzieciństwie. Np. możliwość zobaczenia na żywo drużyny, której kibicują od lat – mówi nam Krzysztof Zahorski.
Od ogółu do szczegółu. Kulisy organizacji wyjazdu na finał Super Bowl
Jak mówi nasz rozmówca, organizacja wyjazdów na wielkie wydarzenia sportowe opiera się na zaufanych kontrahentach i dopracowanych detalach.
– Zainteresowanie tym meczem jest ogromne, a zdobycie biletów to wyzwanie, które wymaga nie tylko doświadczenia, ale także sporego budżetu. Często bilety na najlepsze miejsca są wyprzedane z wielomiesięcznym wyprzedzeniem, a ceny za miejsca w najbardziej prestiżowych sektorach osiągają zawrotne kwoty. Jednak samo pozyskanie biletów to dopiero początek – tłumaczy.
Kluczowym krokiem jest rezerwacja biletów lotniczych. Agencja współpracuje z własnym kasjerem lotniczym, zapewniającym wygodne połączenia i wsparcie w sytuacjach kryzysowych, takich jak odwołane loty.
Równie istotny jest transport na miejscu: niezawodny kierowca, punktualność i profesjonalizm gwarantują komfort, niezależnie od liczebności grupy. Dbałość o szczegóły – jak bilety na mecz, gadżety związane z wydarzeniem czy dodatkowe atrakcje – wzbogaca całość wyjazdu.
– Organizacja wyjazdu na finał Super Bowl to przede wszystkim skomplikowana logistyka, którą klienci powierzają w nasze ręce. Obejmuje ona nie tylko rezerwację lotów i zakwaterowania, ale także zapewnienie transferów na miejscu oraz zaplanowanie atrakcji towarzyszących, które uczynią wyjazd niezapomnianym. Ważnym wyzwaniem jest dostępność noclegów – w okresie Super Bowl wszystkie hotele w promieniu kilkudziesięciu kilometrów od stadionu są wyprzedane na długo przed wydarzeniem. Klienci decydują się na takie wyjazdy często w „ostatniej chwili”, czyli na 2-3 miesiące przed meczem – mówi.
Dlatego kluczowe jest posiadanie zaufanych kontrahentów, którzy rezerwują miejsca z dużym wyprzedzeniem i są w stanie zaoferować dostępność nawet wtedy, gdy wszystkie inne opcje są już wyczerpane.
– Przykładem może być przyszłoroczny finał Super Bowl w Orlando – na 4 miesiące przed tym wydarzeniem praktycznie niemożliwe jest zarezerwowanie noclegu, zarówno przez popularne portale rezerwacyjne, jak i bezpośrednio u hotelarzy. Na szczęście nasze wieloletnie relacje z partnerami w Stanach Zjednoczonych pozwalają nam znaleźć rozwiązanie w takich sytuacjach i zapewnić klientom komfortowe zakwaterowanie – objaśnia skrupulatnie Zahorski.
Nie na każdą kieszeń?
– Wyjazd na finał Super Bowl to niestety propozycja, która nie jest na każdą kieszeń. W przypadku wielu wydarzeń sportowych rzeczywiście możemy optymalizować koszty, wybierając np. bilety w niższej kategorii, tańsze hotele czy bardziej ekonomiczne opcje transportu. Jednak w przypadku Super Bowl to właśnie cena biletów decyduje o końcowym koszcie wyjazdu, a te sięgają kilkudziesięciu tysięcy dolarów za osobę. Dla przykładu, na najbliższy finał w Orlando, jeden z naszych klientów zdecydował się na pakiet, który można nazwać „economy” (choć brzmi to nietypowo w kontekście Super Bowl). Wybrano tańszy hotel oddalony o kilkadziesiąt kilometrów od Orlando, transport na miejscu zorganizowano za pomocą taksówek, a bilety na mecz były w jednej z niższych kategorii cenowych. Mimo tych oszczędności finalny koszt wyjazdu dla dwóch osób wyniósł ponad 100 tys. złotych – wylicza nasz rozmówca.
Jak jednak przekonuje, takie wydarzenia to nie tylko sport, ale inwestycja w spełnienie marzeń.
Przelew poszedł, biletów nie ma. Jak uporać się z sytuacjami kryzysowymi?
W branży organizacji wyjazdów sportowych kluczowe jest minimalizowanie ryzyka poprzez współpracę z zaufanymi partnerami na całym świecie. To fundament, który gwarantuje klientom spokój i pewność, że każdy element wyjazdu zostanie zorganizowany na najwyższym poziomie. Jednak zawsze istnieje ryzyko nieprzewidzianych zdarzeń losowych. W takich sytuacjach kluczowa jest szybka reakcja i umiejętność działania pod presją, niezależnie od pory dnia czy nocy.
– Jednym z najbardziej stresujących momentów w mojej karierze był mecz FC Barcelona vs Chelsea w 1/4 finału Ligi Mistrzów. Mimo że bilety na to wydarzenie mieliśmy zamówione i opłacone z dużym wyprzedzeniem, na kilkanaście godzin przed meczem otrzymałem informację od oficjalnego dystrybutora, że nie będzie w stanie ich dostarczyć. Powód? Do dziś nieznany. W tamtym momencie jedynym rozwiązaniem było skontaktowanie się z każdym możliwym kontaktem na miejscu w Barcelonie i skupowanie pojedynczych biletów na to wydarzenie. Jak można się domyślić, bilety kupowane w dniu meczu kosztowały wielokrotnie więcej, niż pierwotnie zakładano w budżecie. Cena jednak przestała mieć znaczenie – liczyło się tylko to, aby klient mógł zobaczyć mecz. Ostatecznie udało się zdobyć bilety, a klient wszedł na stadion i obejrzał świetne widowisko – opowiada Zahorski.
Inna sytuacja dotyczyła meczu Aston Villa – Legia Warszawa.
– rupa VIP-owskich klientów, mimo posiadania ważnych biletów i kilku godzin oczekiwania pod stadionem, nie została wpuszczona na mecz decyzją lokalnej policji. Powód? Wszystkim polskim kibicom, nawet tym VIP, odmówiono wstępu na stadion. Była to sytuacja skandaliczna i absolutnie niedopuszczalna. Co wtedy? W ciągu kilkunastu minut trzeba było zorganizować alternatywę. Szybkie telefony do pubów w centrum Birmingham pozwoliły znaleźć miejsce, gdzie klienci mogli obejrzeć mecz w telewizji. Było to rozwiązanie dalekie od idealnego, ale w tamtej chwili kluczowe było zapewnienie im możliwości śledzenia wydarzenia – dodaje.
Są procedury awaryjne
Agencje są na takie sytuacje przygotowane w maksymalnym stopniu. Istnieją procedury awaryjne, które są nieodłącznym elementem ich pracy.
– W sytuacjach kryzysowych kluczowe są opanowanie i zachowanie zimnej krwi – stoicki spokój to podstawa. W takich momentach nie możemy pozwolić, aby emocje przejęły kontrolę, zwłaszcza te negatywne. Zdarza się, że uczestnicy wyjazdów wyrażają niezadowolenie – np. z powodu opóźnionego lotu, problemów z zakwaterowaniem czy zbyt długiego oczekiwania na wejście na wydarzenie. Takie reakcje są całkowicie zrozumiałe i naturalne, szczególnie gdy wyjazd dotyczy wydarzeń, które od dawna były ich marzeniem. Naszą rolą, poza rozwiązaniem problemu, jest także zarządzanie emocjami klientów. Ważne, aby ich frustracja nie eskalowała i nie wpływała negatywnie na ogólne wrażenia z wyjazdu. Dzięki doświadczeniu i odpowiedniemu podejściu potrafimy uspokoić sytuację, a jednocześnie działać szybko i skutecznie. Czasami śmieję się, że podczas wyjazdów z klientami pełnię również rolę psychologa – wysłucham, pozwolę klientowi wyrzucić z siebie negatywne emocje, a następnie pomogę skupić się na pozytywnych aspektach wyjazdu – kończy Zahorski.
FOT: Krzysztof Zahorski / Linkedin